Rechnungen an die Gemeinde

Die Gemeinde Sasbach am Kaiserstuhl ist ihrer Verpflichtung aus der ERechVOBW und der EU-Richtlinie 2014/55, alle Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten (also zu erfassen, weiterzuleiten und zu bearbeiten) aktiv nachgekommen. Mit Gemeinderatsbeschluss vom 18.12.2025 wurde der Beschaffung eines digitalen Rechnungseingangsworkflows zugestimmt, um die Gemeinde proaktiv, konsequent und nachhaltig zu digitalisieren und zukunftsfähig aufzustellen. 

Seither arbeitet die Gemeindeverwaltung mit Hochdruck daran, den Rechnungseingang zu bündeln und weitgehend digital zu organisieren. Die klare Zielvorstellung ist, dass Eingangsrechnungen größtenteils automatisiert und ohne Medienbrüche an die zuständigen Stellen innerhalb der Gemeindeverwaltung weitergeleitet und zur Anweisung gebracht werden.

Der - sowohl für die Gemeindeverwaltung als auch für Sie als Geschäftspartner*innen - messbare Zugewinn wird in folgenden Bereichen verortet: 

• Bearbeitungszeiten können deutlich verkürzt werden 
• Abläufe werden effizienter 
• gemeinsamer Beitrag für eine nachhaltige und digitale Zukunft 

Die E-Rechnung ist weit mehr als ein digital einegscanntes PDF-Dokument. Sie liegt als strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz vor - der nationale Standard hierfür ist die X-Rechnung. Alternativ ist auch das ZUGFeRD 2.2.0-Format möglich. 

Dieser strutkurierte Aufbau erlaubt es, alle relevanten Rechnungsdaten automatisch auszulesen und dirket in IT-Systeme und ERP-Lösungen zu integrieren. Dadurch werden nicht nur Eingabefehler minimiert, sondern auch die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt. 

Service-BW: Elektronische Rechnungen können der Gemeinde Sasbach am Kaiserstuhl unter Angabe der Leitweg-ID über das service-bw Portal des Landes-Baden-Württemberg zugestellt werden.

Die Leitweg-ID der Gemeinde Sasbach am Kaiserstuhl lautet 08316038-A4973-03 und die Peppol-ID 0204:08316038-A4973-03.

Upload: Sie können die Rechnung über Rechnungseingang - Serviceportal Baden-Württemberg hochladen. Die hochgeladene Rechnungsdatei muss grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen sowie die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) und der Nutzungsbestimmungen für Rechnungssteller des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg erfüllen. Anstatt des Datenaustauschstandards XRechnung kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht.

Per Email: Schicken Sie eine Mail ohne Nachrichteninhalt und mit Ihrer Rechnungsdatei als einzigen Anhang an: rechnung@service-bw.bwl.de. Sie erhalten grundsätzlich eine automatisch generierte Mail zum Rechnungsstatus. Weitere Hinweise finden Sie in der Handreichung für den Rechnungsversand per E-Mail

Obwohl der Fokus auf strukturierten XML-Rechnungen liegt, ist der Eingang von PDF-Rechnungen weiterhin möglich. Dafür haben wir die zentrale E-Mail-Adresse rechnungen(@)gemeinde-sasbach.de

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen:

• Einzelanhang pro E-Mail: Jede E-Mail muss genau einen PDF-Anhang enthalten. Mehrere Anhänge oder E-Mails ohne Anhang werden automatisch abgelehnt.
• Zulässige Formate: PDF, PDF/A, ZUGFeRD oder XRechnung (XML).
• Maximale E-Mail-Größe: 5 MB.
• Eine Rechnung pro E-Mail: Jede Rechnung ist in einer separaten E-Mail einzureichen.
• Integrierte Begleitdokumente: Leistungsnachweise und andere begleitende Dokumente müssen in das PDF integriert werden, wobei das Rechnungsbild immer an erster Stelle stehen sollte.
• E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang, da diese nicht bearbeitet werden.
• Vollständige Pflichtangaben: Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, insbesondere für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG, müssen in der Datei vorhanden sein.
• Keine Kennwortsicherung: Passwörter oder andere Schutzmechanismen für die Datei sind nicht zulässig.
• Das Postfach rechnungen(@)gemeinde-sasbach.de ist nur für Rechnungen.
  Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstige Geschäftsschreiben dürfen nicht an das zentrale E-Mail-Postfach gesendet werden.
• Bitte senden Sie Rechnungen nur einmalig an das E-Mail-Postfach. Durchschriften an personalisierte Postfächer oder zusätzliche Papierrechnungen sind zu unterbinden.

Bitte adressieren Sie Ihre Rechnungen wie folgt:

Gemeinde Sasbach am Kaiserstuhl
Rechnungsstelle – XXXX (Beispiel: Rechnungsstelle 3651)
Hauptstraße 15
79361 Sasbach am Kaiserstuhl

Rechnungen an den Wasserversorgungsverband Sasbach-Endingen adressieren Sie bitte wie folgt:

Wasserversorgungsverband Sasbach-Endingen
Rechnungsstelle 9000
Hauptstraße 15
79361 Sasbach am Kaiserstuhl